Persondatapolitik for medlemmer i Din Skiklub
Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Din Skiklub behandler personoplysninger om medlemmer og frivillige, herunder retningslinjer for brug af billeder og deling af telefonnumre med instruktører. Politikken er udarbejdet i overensstemmelse med GDPR og dansk databeskyttelseslovgivning.

Dataansvarlig og kontakt
Din Skiklub er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger.
Navn: Din Skiklub
CVR: 30256743
Adresse: c/o Kristoffer Thorn Poulsen, Grundtvigs Allé 34, 6700 Esbjerg
E-mail: bestyrelse@dinskiklub.dk
Web: www.dinskiklub.dk

Hvilke oplysninger vi behandler
Vi behandler kun relevante og nødvendige oplysninger for at administrere medlemskab, aktiviteter og drift af klubben. Oplysningerne kommer primært fra dig selv, når du melder dig ind, deltager i aktiviteter eller kommunikerer med os.
Stamdata: navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato/alder, medlemsnummer.
Medlemskab og økonomi: tilmeldinger, kontingentbetalinger, hold- og eventdeltagelse.
Kommunikation: korrespondance, nyhedsbreve, praktisk information og påmindelser.
Billeder og video: situations- og portrætbilleder fra træning, ture, stævner og arrangementer.
Særlige oplysninger: vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger. Eventuelle helbredsoplysninger kan frivilligt deles med instruktører af hensyn til sikkerhed og behandles kun efter behov og med begrænset adgang.
CPR-nummer for børneattest: for frivillige/instruktører, der har kontakt med børn, indsamler vi CPR-nummer med henblik på indhentning af børneattest.

Formål og retsgrundlag (GDPR)
Vi behandler personoplysninger til følgende formål og med disse retsgrundlag:
Medlemsadministration, kontingent, holdtilmelding og udsendelse af praktisk information. Retsgrundlag: GDPR art. 6(1)(b) opfyldelse af aftale og art. 6(1)(f) legitim interesse i at drive og udvikle klubben.
Drift, sikkerhed, dokumentation og regnskab. Retsgrundlag: GDPR art. 6(1)(c) retlig forpligtelse (bl.a. bogføringsregler) og art. 6(1)(f).
Deling af medlemmers telefonnummer med instruktører til planlægning, sikkerhed og koordinering. Retsgrundlag: GDPR art. 6(1)(b)/(f).
Billeder og video til intern kommunikation (fx nyhedsbreve, lukkede grupper) og ekstern kommunikation/markedsføring (fx hjemmeside og Facebook). Retsgrundlag:
Identificerbare portrætter til markedsføring: GDPR art. 6(1)(a) samtykke.
Situationsbilleder uden fokus på enkeltpersoner: GDPR art. 6(1)(f) legitim interesse, med tydelig oplysningspligt og enkel mulighed for at sige fra.
Indhentning af børneattest for frivillige/instruktører med kontakt til børn. Retsgrundlag: GDPR art. 6(1)(c) retlig forpligtelse i medfør af dansk ret. Behandling af CPR-nummer sker efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 (når det følger af lov eller er nødvendigt til entydig identifikation i forbindelse med børneattest-processen).
Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling baseret på art. 6(1)(f). Hvis vi baserer brugen af billeder på samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af allerede foretaget behandling.

Deling af telefonnumre med instruktører
For at instruktører kan koordinere hold, aflysninger og sikkerhed på ture, deler vi medlemmers telefonnumre med relevante instruktører. Delingen er begrænset til det nødvendige, må ikke videreformidles og må ikke bruges til andre formål. Instruktører er instrueret i fortrolighed og sikker håndtering.
Hvis du ikke ønsker, at dit nummer deles, kan du gøre indsigelse. Vi søger da en alternativ kommunikationsform, hvis det er praktisk muligt.

Billeder, video og sociale medier
Vi ønsker at dele klubbens aktiviteter og resultater, blandt andet på Facebook.
Vi anvender portrætter og nærbilleder til offentlig deling/markedsføring kun med udtrykkeligt samtykke. For børn indhentes samtykke fra forælder/værge. Situationsbilleder fra træning og arrangementer, hvor fokus ikke er på enkeltpersoner, kan deles ud fra legitim interesse. Vi respekterer altid anmodninger om ikke at blive fotograferet eller om at få fjernet et billede. Kontakt os, hvis du vil have fjernet et billede, så håndterer vi det hurtigt og rimeligt.
Deling på sociale medier kan indebære overførsel af data til lande uden for EU/EØS. Se afsnittet om overførsler.

Modtagere og databehandlere
Vi deler kun oplysninger, hvor det er nødvendigt.
Vi kan dele oplysninger med instruktører og frivillige i det omfang, det er nødvendigt for planlægning og sikkerhed. Vi bruger it- og driftleverandører til fx medlems- og mailsystemer samt billedhosting. Disse leverandører er databehandlere og behandler kun oplysninger efter vores instruks og på baggrund af databehandleraftaler. Når vi uploader billeder eller opslag til sociale medier, bliver platformene selvstændigt dataansvarlige for deres videre behandling. Oplysninger kan videregives til myndigheder, hvis vi er retligt forpligtede.

CPR-nummer og børneattester
Når vi indhenter børneattester for frivillige/instruktører med kontakt til børn, indsamler vi det nødvendige CPR-nummer til identifikation i ansøgningsprocessen.
Vi anvender CPR-nummeret udelukkende til at indhente børneattesten og opbevarer det kun så kort tid som muligt. Når processen er gennemført, sletter vi CPR-nummeret sikkert. Vi registrerer alene, at børneattesten er indhentet, samt dato og resultatet i form af en “OK/ikke OK”-notits, uden at opbevare selve attestens indhold eller CPR-nummeret.

Overførsel til tredjelande
Når vi anvender tjenester fra udbydere uden for EU/EØS, eller deler indhold på sociale medier som Facebook, kan data blive overført til tredjelande, herunder USA. Vi anvender relevante overførselsgrundlag, typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og eventuelle supplerende foranstaltninger. Kontakt os for nærmere oplysninger.

Opbevaringsperioder
Vi opbevarer oplysninger, så længe det er nødvendigt til formålene, og i overensstemmelse med lovkrav.
Medlemsdata opbevares i medlemskabets løbetid og som udgangspunkt op til 2 år efter udmeldelse, medmindre der er et sagligt behov for længere opbevaring.
Økonomi og betaling opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning i henhold til bogføringsloven.
Billeder/video vurderes løbende og slettes typisk efter 3 år, medmindre der fortsat foreligger samtykke eller et sagligt formål. Ved tilbagetrækning af samtykke fjerner vi materialet fra vores kanaler så vidt muligt.
Instruktør-lister med telefonnumre slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige.
CPR-nummer i forbindelse med børneattester slettes straks efter attestprocessen er afsluttet. Vi opbevarer alene dokumentation for, at attest er indhentet, samt dato.

Sikkerhed
Vi beskytter personoplysninger med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder adgangsstyring, rollebaserede rettigheder, kryptering af følsomme data i transit og i hvile, sikker deling med instruktører, logning og løbende opdateringer. CPR-numre og oplysninger knyttet til børneattestprocessen håndteres med særligt højt sikkerhedsniveau og begrænset adgang.

Dine rettigheder
Du har rettigheder efter GDPR: indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse. Hvis behandling beror på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Du kan klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk. Kontakt os for at gøre dine rettigheder gældende.

Automatiske afgørelser
Vi træffer ikke automatiske afgørelser eller foretager profilering, der har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig indvirkning for dig i relation til medlemskabet.

Opdateringer af denne politik
Vi kan opdatere denne politik fra tid til anden. Den seneste version findes på www.dinskiklub.dk. Ikrafttrædelsesdato: 20-04-2026.